ТехноИнфо

 Технология информационного обмена
при подготовке Делового вестника (ДВ).
Переходы во времени и пространстве

1. Организация и управление.

1.1 Участники процесса и функции:

(1) Редактор  (Николай Сорокин).  Организует и регулирует (администрирует) сетевой обмен информацией. Определяет сроки и порядок выполнения операций информационного обмена между Клиентами (синоним Заказчики) и сотрудниками редакции..

(2) Заказчики (клиенты) - это поселения, управления и отделы администрации, кадастровые инженеры и жители района.

(3) ДВ-админ  (Николай Левашов) , сотрудник редакции, курирующий (ведущий) тему. 

(4) Верстальщик (Иван Ангелов), сотрудник, создающий готовый оригинал-макет для типографии.

1.2 Верстальщик выполняет свою работу сразу по нескольким проектам в течение рабочей недели.  Для упрощения дальнейшего изложения укрупненно сгруппируем все операции (мелкие и крупные) в  условные проекты: АК, ДВ и ДП.

АК - Ярославский агрокурьер

ДП - Договорные проекты

ДВ - Деловой вестник

2.  Схема распределения потоков ДВ во времени

2.1 Из общего  процесса подготовки и обработки информации в данном руководстве выделена только часть  процессов, существенная для Заказчиков Делового вестника.  Так в табл.1 выделена загрузка верстальщика. Она дает представление о межоперационном пролеживании  материалов, о невозможности пропорциональной ритмичной работы, о периодах нормальной или сниженной активности участников процесса.

табл.1  Схема недельной загрузки админа и верстальщика

2.2 Верстальщику предоставляется возможность использовать для верстки Делового вестника «свободные окна» в любой день недели. Однако  по внутреннему регламенту редакции  материалы для верстки  укладываются Админом в четыре  типовые облачные папки (внутри зоны Превью), которые доступны только для просмотра Заказчиками (службами администрации района и поселений, кадастровыми инженерами) . Заказчики проверяют: все ли они послали, все ли закачано Админом, не забыто ли, не перепутано ли  что-либо при пересылках.

2.3 Для Админа четверг и пятница являются нерабочими днями. 
Однако ему предоставляется право в любое  время зайти и выполнить ряд операций, которые ему все равно придется выполнять в понедельник, вторник, среду.

3. Типовая структура папок ДВ-облака

 3.1 Папки создает и заполняет документами  Админ, скачивая посланную Заказчиками информацию из электронной почты. Структура папок  представлена в табл.2

табл.2  Папки верстальщика в Облаке

3.2 Для  сокращения времени  бесполезного блуждания заказчиков по пустым папкам,  Админ добавляет только те папки, куда загружалась информация  от Заказчиков. 
 Например, вместо полного списка папок вы можете увидеть список лишь 3-4 "заказчиков": 07_1_АдмЯмр, 07_1_Заволжье, О7_1_КадИнж. 

3.3 Админ обращается к обработке входящей электронной почты  с интервалом 2 часа. Поэтому заказчикам не имеет смысла сразу через 20-40 минут после высылки информации "заполашиваться", нервничать..
Можно ринуться проверять, не обнаружить своих файлов и  без особого эффекта "пытаться подгонять течение".
Процесс идет.   Все может появиться через полтора-два часа. Но если к утру следующей смены  нет высланных файлов в папке, формируемой по регламенту накануне, то дела идут «как то не по регламенту». Не лишне справиться о причинах этого.

3.4 Если для верстальщика не готов фронт работ (не подготовлены  материалы)  по другим проектам,  то для Делового вестника в четверг, пятницу, понедельник ( и даже в субботу или воскресенье) верстальщик самостоятельно без дополнительных указаний  может  брать материалы из любых ДВ-папок, загружать, форматировать, оптимизировать и подгонять по страницам, создавать очередной предварительный файл-пдф (Превью).

3.4.1 Админ представляет Верстальщику список рассылки
3.4.2 Верстальщик загружает Превью  в папку dv_sborka, чтобы результаты его работы смогли увидеть
все заказчики, в том числе и те, кто не присылал файлы.
3.4.3 Верстальщик прикрепляет файл Превью к электронному письму.
3.4.4 Посылает "циркулярное письмо" всем заказчикам, модератору и редактору, по присланному списку 

• Поселения и отделы - используют превью для просмотра и выявления ошибок и пропусков.
•  Админ - использует превью  для определения  формы  регулирующего воздействия при отклонениях от нормального хода процесса.

3.5 Информацию об отклонениях от штатного протекания обмена информацией  и создания оригинал-макета  предоставляет Админ на основе заявок и  сообщений  Заказчиков и Верстальщика.

4. Динамическая идентификация папок

4.1 Если верстальщик взял на верстку какую-либо папку или подпапку, то после скачивания он добавляет к имени папки окончание  «_в». Так,  например, «07_1_АдмЯмр_в»  (в папке 1pnd)  - означает что содержимое папки АдмЯмр из  папки понедельника  скачано  на рабочий стол верстальщика. 

4.2 Если после этого появятся новые документы от администрации, то Админ  помещает новые документы  во вновь создаваемую папку  07_1_АдмЯмр2   в папке того же дня, то есть в папке 1_pnd.

4.3 Наличие отметки «_в» на папке дня, например  «1_pnd_в» или  "2_vtr_в",  означает, что вся папка этого дня со всеми входящими материалами с отметками или без отметок скачана на рабочий стол верстальщика.
Метка ставится в конце имени, чтобы все папки оставались на своих "привычных" местах, упорядоченных по алфавиту, 

4.4 Если в этот день появятся новые документы для папки дня, то Админ помещает их во вновь создаваемую папку дня с дополнительной цифрой наращения, начиная с цифры 2. 
например,  после 1_pnd возможно появление папок 1_pnd_2 или  1_pnd_3, а после папки  2_vtr возможно появление папок  2_vtr_2  и  2_vtr_3  и т.п.

4.5 Для заказчика отсутствие  метки «_в» на папке дня или на папке данного заказчика означает,
что незачем  тратить время на поиск и проверку своих материалов в Превью-файле. Раз нет метки верстальщика, значит  файлы из этой папки  где-то «зависли»,  «закисли». То есть система пробуксовывает  по причине загруженности верстальщика или его отсутствия на месте по разным объективным причинам.

4.6 Во избежание излишних звонков и переписки  Админ «вывешивает» объяснение ситуации в дежурном файле оповещений "info_tablo".

4.7 После сдачи номера Админ  очищает папки от материалов и снимает все сигнальные  литеры. Таким образом структура папок  возвращается в стартовое состояние.

4.8  Для сокращения бесполезного блуждания заказчиков по папкам Админ  вывешивает в дежурном файле оповещение о готовности  файлов-пдф  АК-финал и ДВ-финал.

 Н.И.Левашов