Замена и отмена

4. Замена файлов

4.1 При замене новый файл должен иметь другое имя. Если имя файла хочется сохранить, то в нем следует добавить перед первой литерой файла отличительный признак
  "(исправление-2)", или "(испр-2)";  или "(изменение-2) ", или "(изм-2)", или "(и-2)"
или "(версия-2)", или "(верс-2)", или "(вариант-2)", или "(вар-2)", или "(в-2)".

4.2 Информацию об изменении нельзя проводить по телефону. Документ исправляется другим документом.
 При этом снижается вероятность несанкционированных и недокументированных поправок, порождающих недоразумения и конфликты.
 
4.3 В письме на каждый заменяемый файл напишите двухстрочное указание, например:

а) Вместо файла "Постановление 24 о свалках" из папки  1_pnd_Заволж
Поставить файл "(в-2) Постановление 24 о свалках"  направляемый  в ту же папку.

б) Вместо файла "Решение 5 о налогах ..."  из папки  2_vtr_Некрас
Поставить файл "(и-2) Решение 5  о налогах ..." отправленный  в ту же папку.

4.4 В конце имени файла меток ставить не рекомендуется, так как получатель их не видит,
    поскольку почтовый броузер показывает только первые 30-35 символов имени файла.

4.5 При этом - внимание! - не только напишите указанные строки, но и переименуйте, как указано в п.4.3, файл на своем
компьютере, 

например, "(верс-2) сообщение об аукционе".

То есть префикс "(верс-2)"  должен находится в тексте нового имени файла, перед началом первого слова.

4.6 Затем прицепите файл с новым именем "(верс2) сообщение об аукционе" к письму в приложении.

4.7 Если в исходном письме вы присылали несколько файлов, то письмо с заменой должно содержать только заменяемые файлы. Повторно высылать другие (не требующие замены)  файлы из ранее высланного набора файлов не следует.

4.8 Письмо с заменой должно содержать только информацию о замене. В нем не следует добавлять другие файлы и другие вопросы. Обычно  именно письма о замене приходится по нескольку раз поправлять, пояснять, уточнять и переотправлять друг-другу.
Наличие другой информации, не связанной с заменой, будет только добавлять лишние вопросы и недоразумения.

4.9. Модератор выполняет операции:
а) заходит в указанную папку. 
б) вносит перед именем файла метку-префикс "отменено", например, "(отменено) Постановление 24 о свалках"
в) вставляет в текст файла фрагмент письма заказчика с указанием об отмене.
г) пишет ответ заказчику (отправителю), добавляя отправку копии письма верстальщику.
д) прицепляет отменямый файл с префиксом "(отменено) Постановление 24 о свалках"
и возвращает его отправителю, чтобы тот перепроверил факт отмены (тот ли файл имелся ввиду).

4.10 Отправитель (заказчик) может и должен проверить очередной превью, так ли понял указание верстальшик.
При неоходимости заказчик пишет уточняющее письмо. В неясных случаях заказчик связывается с верстальщиком по телефону, и добивается полной ясности.. 

4. Отмена файла

4.1 Аналогично следует приводить указание об отмене, указывая полностью имена нескольких файлов,  например.

Отменить публикацию файла "Публикация на 15.01.2015" из папки 1_pnd_Карабих

Отменить публикацию файла "Извещение о согласовании"  из папки 2_vtr_КадИнж

4.2. Модератор выполняет операции:
  а) заходит в указанную папку.
  б) вносит перед именем файла  метку-префикс "отменено", например, "(отменено) Извещение о согласовании"
  в) вставляет в текст файла фрагмент письма с указанием об отмене.
  г) пишет ответ ответ отправителю, с копией письма верстальщику.
  д) прицепляет отменямый файл с измененным названием отправителю, чтобы тот перепроверил факт отмены  (тот ли файл имелся ввиду).

4.3 Отправитель может и должен проверить очередной превью, так ли понял указание верстальшик.
   При неоходимости пишет уточняющее письмо.  В неясных случаях связывается с верстальщиком по телефону, и добивается полной ясности..

5. Кадастровым инженерам
об именах файлов и плательщиках

5.1. В начале имени файла ставьте  ФИО заказчика, например: 

Иванов ВП дер Простоквашино.

 
Уясните, что общение всех лиц  в процессе работы по заказу (редакторов, диспетчеров, корректоров,   бухгалтеров, финансистов банка,  заказчиков, юристов, доверенных лиц и верстальщиков) происходит по ФИО заказчика, а не по населенным пунктам или по многозначному слову «К публикации». 

5.2. В письме всегда указывайте  фио-плательщика и всегда указывайте его  ПОЛНОСТЬЮ.
  Это необходимо для стандартного оформления платежных документов, которые проходят электронную проводку в банк (из банка) по нашим реквизитам.

- - -  конец текста - - -

исп. Николай Иванович Левашов, 302-692